Comment rédiger un mail de demande d’information ?

Le courrier électronique est un moyen extraordinaire de communiquer avec simplicité, rapidité et efficacité. Il est devenu le moyen le plus couramment utilisé pour les échanges professionnels de toutes sortes. Parce que l’e-mail (ou l’e-mail ou l’e-mail) est moins formel que la lettre, nous oublions parfois qu’il doit respecter un certain nombre de règles d’utilisation .

Ainsi, même si le style d’un e-mail est plus convivial, voire plus léger, que celui d’une lettre professionnelle, il n’en reste pas moins une écriture fonctionnelle. C’est pourquoi il doit respecter certaines règles de rédaction. La règle la plus importante est toujours la même en ce qui concerne les écrits de travail : c’est le « profil » du destinataire qui détermine les choix éditoriaux .

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L’objet de l’e-mail : de 5 à 7 mots maximumLe courrier électronique professionnel nécessite une communication de qualité : vocabulaire précis, texte concis, demande claire, orthographe irréprochable.

Le sujet est le texte qui votre destinataire lira d’abord. Et pour cause, c’est la seule ligne qui s’affiche lorsque vous ouvrez votre e-mail !

A voir aussi : Comment écrire une lettre ?

L’objet doit donc être traité. Il doit être explicite, clair et bref, lié à l’objectif de l’e-mail (informer, notifier, inviter, encourager le destinataire à agir). Il devrait permettre à votre destinataire de comprendre tout de suite de quoi il s’agit .

Idéalement, l’objet de l’e-mail est le suivant :

  • Une expression nominale (c’est-à-dire sans verbe conjugué).
  • Une phrase sans article (un, le, le).
  • Une phrase sans mots de liaison.
  • Une phrase de 5 à 7 mots (un ou deux mots sont insuffisants).
exemples : « demande d’information » « rapport du séminaire exécutif » « demande de stage » « annulation de la formation de sécurité du 23 mars » « invitation à la journée portes ouvertes du 6 juin 2016 » « demain : arrêt de l’ordinateur de 8h à 10h »

À noter :

  • Les courriels sans objet sont souvent assimilés à des messages indésirables.
  • Un e-mail ne comporte qu’un seul objet.

Comment commencer un e-mail ?

En d’autres termes, quelle forme d’appel devriez-vous choisir ? Le formulaire d’appel est le premier mot de l’e-mail, ceux qui permettent le contact avec le destinataire.

La formule dépend de :

  • De par sa relation avec la (les) personne (s), l’émetteur connaît-il le (s) destinataire (s) ? Si c’est le cas, un peu ? Beaucoup ? Pas du tout ?).
  • De la situation de la communication : c’est dans un contexte qui peut aller de très formel (administration, hiérarchie) à informel (collègues proches).

exemples : Bonjour Marie (lorsque vous parlez à un collègue de travail) Bonjour Madame (lorsque vous parlez à un client) Madame la Directrice (lorsque vous vous adressez à un superviseur) Madam/Monsieur (lorsque vous vous adressez à quelqu’un dont vous ne connaissez pas le nom ou le titre)

Évidemment, chez un collègue ami, le style du courrier sera souvent proche de celui de l’expression orale : « Bonjour, vous ! ».

Après le formulaire d’appel, il y a la première phrase de l’e-mail. Il doit y avoir un lien évident vers l’objet de l’e-mail.

  • Si l’e-mail est un premier contact avec votre destinataire :
Vous voudrez que j’envoie/communique… Vous trouverez ci-joint un CV et une lettre de motive*…

Si vous pensez que ce n’est pas possible, commencez par « i verbe dans le présent » :

S’il vous plaît Je souhaite recevoir des informations… J’aimerais vous envoyer un CV et une lettre de motive*…
  • L’e-mail fait partie d’une relation déjà existante avec votre destinataire :
Comme convenu lors de notre rencontre, pour donner suite à notre entretien,… Lors de nos derniers échanges,…

*Exemples pour le cas spécifique de l’e-mail de candidature .

Le corps du courrier : une pyramide inversée

Un plan pyramidal inversé consiste à commencer son texte par les informations principales du message. L’information principale est souvent une reprise de la ligne d’objet de l’e-mail. Les autres informations apparaîtront ensuite par ordre d’importance décroissant. Pourquoi ? Parce que la première partie d’une phrase est mieux lue que ce qui suit . Ainsi, dans une phrase de 40 mots, on retient 30% de la première partie et… presque rien de la seconde !

En ce qui concerne l’écriture, le principe à retenir est d’un paragraphe par idée secondaire, avec un maximum de quatre paragraphes pour le même e-mail. Un paragraphe comporte de 3 à 4 lignes .

L’e-mail doit être écrit :

  • Avec des phrases courtes.
  • Avec des phrases reliées les unes aux autres en reliant des mots .
  • Avec des phrases rédigées dans un langage professionnel de tous les jours : évitez le jargon et la terminologie trop technique à moins d’être certain d’être « sur la même longueur d’onde » que votre destinataire.

Comment envoyer un e-mail ? Notez qu’aujourd’hui, de plus en plus de courriels sont lus sur les smartphones. Il est alors certain que la brièveté des phrases donnera plus de « confort de lecture » à votre destinataire.

La formule polie est-elle nécessaire dans un e-mail ? Oui ! Il est important, comme pour la lettre professionnelle, d’inclure un bref formulaire de courtoisie à la fin de l’e-mail. L’oubli pourrait être perçu comme un manque de politesse avéré. La formule doit être adaptée à la qualité de son destinataire et au contexte d’ échange (plus ou moins formel) .Donc, si « Bonne fin de journée ! souhaite terminer l’e-mail à un collègue, un « Salutations sincères » ou « J’espère vous revoir » sera plus approprié pour un e-mail destiné à un supérieur ou à un client (plus d’exemples à la fin de cet article).

Les formules cordiales telles que « salut «, « bisous «, « amitiés «, « à plus «, « à «, « @ plus » sont exclusivement réservées aux personnes que nous connaissons particulièrement bien.

La signatureTableau récapitulatif des formes d’appel et de politesse les plus courantes dans le lieu de travail.

En général, dans un contexte professionnel, le logiciel de messagerie est configuré pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin des e-mails.

Si ce n’est pas le cas, votre signature doit inclure votre prénom et votre nom, ainsi qu’un numéro de téléphone .

Et enfin…

Nous ne le dirons jamais assez :

  • Faites attention à l’orthographe et à la syntaxe de vos e-mails. Même si un courriel est moins formel qu’une lettre, il doit respecter les règles.
  • Évitez les courriels écrits en majuscules  : selon la Netiquette, les majuscules correspondent à des mots criés (et donc totalement inadaptés dans un contexte de travail).
  • exclamation, d’interrogation et de suspension Les points d’ doivent être utilisés selon les règles traditionnelles de ponctuation. Le « ! ! ! ! ! ou « ? ? ! ! ! communiquez vos émotions. De plus, ils sont souvent remplacés par des émoticônes (ou des smileys), ou par des signes =) ou – (qui sont tout aussi inadaptés sur le lieu de travail.
  • Éviter de souligner  : les termes soulignés doivent être réservés aux hyperliens.
  • Oubliez le « CDLT » pour cordialement ou le « SLT » pour les salutations sauf avec des personnes que vous connaissez vraiment (mais vraiment) très bien. Pour d’autres, cela peut être perçu comme une marque de grossièreté.
  • Et enfin (surtout ?) , lisez à nouveau le message et vérifiez le (s) destinataire (s) avant de cliquer sur « envoyer ».

L’exemple parfait d’un e-mail ayant échoué

L’image ci-dessus (certainement pas très lisible, mais je souhaite préserver l’anonymat de mes sources !) est une capture d’écran d’un e-mail que j’ai reçu sur mon e-mail professionnel. Il s’agit d’un exemple réussi d’un e-mail qui manque complètement son objectif . En quelques mots :

  • un corps de texte trop long  : 3 pages (11 corps calibri) police, interdirection simple), 962 mots, 5199 caractères, espaces non compris. Le texte est entre 4 et 5 fois trop long pour un e-mail.
  • un objet déroutant  : l’objet de l’e-mail contient deux sujets, un de trop
  • un objectif de communication échoué  : la partie la plus importante du message (celle qui était censée avoir un effet sur le comportement des destinataires) commence au 630e mot, soit le dernier tiers du texte. Tout ce qu’il y a avant, ce sont des informations… et ce sont les 2/3 de l’e-mail.

Vous serez surpris d’apprendre que je n’ai pas lu ce courriel jusqu’à la fin ?

P.S.1. Savez-vous :

  • qu’avec (seulement) trois plans de rédaction, nous pouvons rédiger 80 % de nos courriels professionnels de manière claire, courtoise et efficace ? C’est ici.
  • que dans un contexte professionnel, il est parfois nécessaire d’envoyer un e-mail en copie cachée invisible (BCC) ? C’est là.

P.S. 2. Autres billets pour compléter vos connaissances en matière de courriels professionnels efficaces :

  • « Comment écrire un e-mail qui montre que vous n’êtes pas un pro. » Lien direct ici.
  • « Un e-mail professionnel réussi est un e-mail courtois ». Lien direct ici
  • « Un e-mail professionnel réussi est un e-mail concis ». Lien direct ici.
  • « Un e-mail professionnel réussi est un e-mail convaincant ». Lien direct ici.
  • La technique de la pyramide inversée. Lien direct ici.

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