Réussir sa demande d’information par mail : les bonnes pratiques

Le courrier électronique s’est imposé comme le couteau suisse de la communication professionnelle : rapide, direct, polyvalent. Pourtant, son apparente simplicité joue parfois des tours. On oublie qu’un mail, s’il n’impose pas la solennité d’une lettre, n’est pas pour autant une zone de non-droit orthographique ou rédactionnelle. Il doit respecter quelques codes précis. Au cœur de la démarche, une règle surplombe toutes les autres : le profil du destinataire oriente chaque choix, du ton jusqu’à la mise en forme.

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L’objet de l’e-mail : 5 à 7 mots, pas plus

Dans la jungle des messages reçus chaque jour, l’objet se taille la part du lion. C’est la première chose que l’on verra, parfois la seule. Impossible donc de le bâcler. Il doit aller droit au but : explicite, limpide, concis. Quelques mots bien choisis suffisent pour signifier la raison de votre démarche, qu’il s’agisse de transmettre une information, d’alerter, de solliciter ou d’inviter à agir.

Un objet d’e-mail pertinent, c’est :

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• Une expression nominale, sans verbe conjugué.
• Aucun article superflu.
• Pas de mots de liaison inutiles.
• Entre 5 et 7 mots : ni trop peu, ni trop long, juste la clarté.

Attention à ces points souvent négligés :

• Un courriel sans objet finit souvent dans les spams.
• Un e-mail = un seul objet, jamais deux.

Comment amorcer un e-mail ?

La question se pose vite : quelle formule d’appel adopter ? Cette première ligne donne le ton, crée le lien avec votre interlocuteur. Tout dépend de la relation établie : s’agit-il d’un contact régulier, d’une première prise de contact, d’un échange hiérarchique ?

• Votre lien avec le ou les destinataires : vous les connaissez ? À quel degré ?
• Le contexte : très formel (direction, administration) ou plus informel (équipe, collègues) ?

Parfois, entre collègues proches, un « Bonjour vous ! » détendu passe sans problème. Mais gare au relâchement dans des contextes plus formels.

Après la formule d’appel vient la première vraie phrase du mail. Elle doit faire écho à l’objet écrit plus haut. Voici comment amorcer selon la situation :

• Premier contact avec le destinataire ?

Si la tournure vous semble maladroite, formuler simplement au présent fonctionne aussi :

• Déjà une relation établie ?

Ces exemples s’appliquent tout particulièrement à l’e-mail de candidature, mais la logique vaut pour de nombreux contextes.

Le corps du mail : priorité à la clarté

Oubliez les détours : l’information principale doit figurer dès l’ouverture du message. On appelle cela le plan en pyramide inversée : on expose l’essentiel d’emblée, puis on détaille, paragraphe après paragraphe, par ordre d’importance décroissante. Pourquoi ? Parce que l’attention s’effiloche au fil de la lecture : ce qui vient au début marque bien plus que ce qui suit.

Concrètement, respectez quelques principes simples :

• Un paragraphe par idée secondaire, pas plus de quatre paragraphes par mail.
• Un paragraphe fait généralement 3 à 4 lignes.

Pour la rédaction :

• Des phrases courtes, qui vont droit au fait.
• Un enchaînement fluide grâce à des mots de liaison.
• Un langage professionnel, accessible à tous. Pas de jargon, sauf certitude que votre correspondant vous suit.

Envoyer un e-mail : les derniers réglages

Plus que jamais, la concision est un atout : la majorité des e-mails sont désormais lus sur smartphone. Des phrases courtes, une structure aérée, voilà ce qui ménage le confort de lecture.

Quant à la courtoisie, elle reste de mise. Même pour un mail bref, une formule polie en fin de message s’impose. Un simple oubli et c’est l’image professionnelle qui en prend un coup. Adaptez la formule à la situation et au destinataire : un « Bonne fin de journée ! » passe pour un collègue, mais on préfèrera « Sincères salutations » ou « J’espère vous revoir » pour un supérieur ou un client.

Des formules comme « salut », « bisous », « amitiés », ou « à plus » sont réservées à un cercle très restreint, celui des proches.

La signature

En entreprise, la messagerie affiche souvent une signature personnalisée à chaque envoi. À défaut, il convient d’ajouter à la main votre prénom, votre nom, et un numéro de téléphone. Rien de plus, rien de moins.

Pour finir…

Un rappel qui ne sera jamais de trop :

• Soignez l’orthographe et la syntaxe. Même si le ton est plus libre qu’une lettre classique, la rigueur reste attendue.
• Évitez les majuscules : elles donnent l’impression que vous criez, ce qui n’a pas sa place au travail.
• Gérez la ponctuation avec mesure : accumuler les points d’exclamation ou d’interrogation donne une tonalité trop émotionnelle, tout comme les émoticônes, qui restent à proscrire dans le cadre professionnel.
• Évitez de souligner : cette mise en forme est réservée aux liens hypertextes.
• Laisser tomber les abréviations du type « CDLT » ou « SLT » pour les formules de politesse : à réserver à des échanges très informels, jamais dans un cadre professionnel classique.
• Enfin, prenez toujours le temps de relire votre mail et de vérifier le ou les destinataires avant d’appuyer sur « envoyer » : une précaution qui évite bien des maladresses.

L’exemple d’un e-mail raté

Sur l’image ci-dessus, une capture d’écran (volontairement illisible pour préserver l’anonymat) témoigne d’un message qui cumule les faux pas. En quelques lignes, tout ce qu’il ne faut pas faire :

• Un texte interminable : 3 pages, 962 mots, 5199 caractères. Un mail quatre à cinq fois plus long que la normale.
• Un objet qui embrouille : deux sujets mélangés, la confusion assurée.
• Un message qui rate sa cible : l’info clé n’arrive qu’après 630 mots, noyée dans un flot de détails inutiles.

Honnêtement, qui irait jusqu’au bout d’un tel mail ? Face à ce genre de monologue, le lecteur décroche bien avant la fin, et le message peine à trouver preneur.