Comment écrire une lettre ?

Comment écrire une lettre, quelles formules de politesse utiliser ? Guide pour rédiger une lettre L’ art épistolaire répond à toute une série de petites codifications qui en font son charme. Pour écrire une bonne lettre (une belle lettre !) , il faut avant tout comprendre sa structure et comprendre sa raison d’être. C’est en fonction de cela que sont placées les fameuses formules de salutation et de politesse qui varient selon la personne à qui vous vous adressez.

Essayons d’abord d’analyser le résumé et la structure formelle d’une lettre avant de détailler les formules et leurs variations.

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La structure de la lettre

Pour qu’une lettre soit efficace, elle doit répondre à une structure cohérente permettant au lecteur d’identifier toutes les informations nécessaires. Une bonne lettre est structurée en trois parties : l’en-tête, le corps, la formule polie ou la salutation.

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L’en-tête

L’en-tête permet au destinataire d’identifier directement l’auteur de la lettre, le lieu, la date de rédaction et éventuellement l’objet du courrier.

En

haut à gauche, l’auteur indique son titre de civilité, son prénom et enfin son nom de famille. Dans la plupart des cas, le titre de civilité est M., ou Madame (Mademoiselle n’existe plus administrativement à moins que la personne ne souhaite le préciser ou qu’il s’agisse d’une très jeune fille). L’utilisation de titres académiques est possible : professeur, docteur (bien que ce dernier ne soit en principe admis que pour les médecins) ; militaire : général, colonel,… ; ou encore aristocratique : baron, comte, duc, prince,…

Sous le nom sont placées les informations partant de l’individu au général pour présenter l’auteur de la lettre et lui permettre de se trouver. Il est recommandé de clarifier sa fonction en premier lieu, l’institution/entreprise, puis l’adresse (rue, code postal, ville, pays). Notez qu’une adresse commence par un nombre, suivi d’une virgule, puis du nom de la rue. En Belgique, il est accepté de écrivez d’abord le nom de la rue, la virgule et enfin le numéro.

Exemple (si vous voulez contacter le vrai Monsieur, je me souviens que c’est ici) :

Monsieur, je tiens Mnémoniste 123, rue du Pré 1000 Bruxelles

Belgique Sur la droite, il est permis d’indiquer le destinataire du courrier en suivant la même règle que pour l’auteur : partir de l’individu au général.

La date est placée à droite, un double paragraphe sous le destinataire (si le choix de l’indiquer a été fait), ou toujours à droite, un paragraphe sous l’auteur. Il doit être structuré et suivre le lieu de rédaction : Bruxelles, 17 juillet 2016

Le sujet de la lettre est facultatif, mais conseillé lors de l’envoi d’une lettre à une administration ou à une entreprise.

Le corps de la lettre

Après ces considérations informatives, il est temps de passer à la rédaction du courrier. Pour ce faire, le texte d’une bonne lettre est divisé en trois parties : l’introduction, le développement, le conclusion.

Une lettre n’a pas besoin d’être longue pour être efficace.

L’introduction commence par une formule d’appel et dépend donc de la qualité du destinataire. En règle générale, une introduction classique est composée de « Monsieur » ou « Madame ». Si la lettre est destinée à plusieurs personnes ou à une personne dont le sexe (ou l’identité) n’est pas connu, l’utilisation de « Madame, Monsieur » est requise. L’apposition du nom de famille du destinataire doit être évitée après Madame ou Monsieur, en raison de son caractère somptueux ou solennel.

L’utilisation de chères/chers est réservée aux personnes que nous connaissons car elle induit une familiarité. « Cher Monsieur » doit être évité si la personne n’a jamais été traversée. D’autre part, « Cher ami » ou « Cher collègue » sont admis si les gens sont relativement proches, ainsi que « Mon cher ami », « Cher ami », « Chère sœur », etc.

Si le destinataire a une fonction officielle, elle doit être indiquée dans l’appel : « M. Directeur », « Madame Membre », « Maître », « Docteur », etc.

Des combinaisons sont possibles en fonction du degré de proximité : « Madame la députée, cher ami » ou « M. Dean, cher collègue », etc.

Les titres et fonctions exercés par les femmes doivent être attribués aux femmes : « Présidente », « Adjointe, Docteur, etc. Sans prétendre être exhaustifs, la plupart des formulaires d’appel sont répétés à la fin de l’article avec le message d’accueil associé.

L’appel lancé, il est conseillé d’introduire le sujet sans être brusque. Il est nécessaire d’éviter à tout prix : « Je vous contacte pour », « le but de cette lettre est de », « Je vous en informe par la présente » ! Une entrée dans la matière qui amène au sujet est essentielle, en rappelant un rendez-vous, une conversation, une lettre précédente, etc.

Par exemple, « Suite à notre conversation téléphonique de… », « Suite à notre dernière réunion… », « Pour donner suite à votre demande… », « Je suis désolé de… », « Merci pour votre courrier de… », « Je suis heureux de partager avec vous… », etc.

L’introduction doit être claire, simple et déboucher sur le développement.

développement Le est la suite logique de l’introduction. Il présente chacun des éléments annoncés et les ordonne de manière cohérente.

Pour bien structurer le développement (donc la majeure partie de la lettre), il est nécessaire d’utiliser les paragraphes et d’éviter de surcharger : un élément ou une idée par paragraphe. Les paragraphes doivent être reliés entre eux par des mots clés et des liens appropriés.

L’utilisation d’adverbes est recommandée : cependant, d’ailleurs, d’ailleurs, etc. L’énumération offre une structure intéressante, il est préférable d’utiliser des adverbes pour hiérarchiser les éléments plutôt que des points numérotés qui évoquent une certaine rigidité ou même une certaine agressivité. Par exemple, il est facile de hiérarchiser quatre arguments grâce à : « d’abord, puis enfin ». Ou l’utilisation de « d’une part » et « sur le other hand » pour exprimer deux éléments. Comme indiqué précédemment, la longueur de la lettre n’a aucune incidence sur son efficacité. Par contre, si la lettre fait plus d’une page, il faut veiller à ne pas couper un mot en fin de page et surtout à éviter que la dernière page ne contienne uniquement la politesse et la signature des formules.

La conclusion est l’avant-dernier paragraphe de la lettre. Il reprend les éléments du développement de manière synthétique et doit être lié à l’ introduction. Le triptyque « Introduction — développement — conclusion », qu’il s’agisse d’une lettre, d’un essai ou d’une œuvre, doit être cohérent avec lui-même, en faisant une « boucle » et en reliant les éléments entre eux.

Selon la nature du courrier, la conclusion se terminera par une proposition, une demande, une recommandation, un avis, etc. Par exemple : « En conclusion, je propose que… », « Pour les raisons exposées ci-dessus, je souhaite que… », « Je suis à votre disposition pour discuter du champ des possibilités… », « En conclusion, je recommande… », etc.

Si la lettre est courte, il est possible que la formule polie ou de salutation serve de conclusion.

La formule polie d’une lettre ou d’une formule de salutation

Chaque lettre se termine par une formule polie, également appelée salutation. La principale difficulté de cette formule est qu’elle varie en fonction de la position du destinataire, des relations hiérarchiques entretenues avec ce dernier, des habitudes et des coutumes de l’institution/administration/entreprise, de la position que nous souhaitons adopter par rapport à l’orateur et du respect (ou de la déférence) que nous avons Je veux lui montrer. Il y a donc beaucoup de paramètres à prendre en compte !

La formule polie suit toujours une structure du type : partie verbale (généralement deux verbes tels que prier et convenir qui marquent le degré de déférence) — formule d’appel (titre du destinataire) — formule finale (affirmation du degré de déférence et proximité).

Il est donc nécessaire de bien différencier l’utilisation des verbes : les recevoir, les croire, les accepter et les utiliser en fonction de la position que l’auteur de la lettre souhaite adopter vis-à-vis du destinataire. Dans l’ordre du respect et de la déférence, ou en d’autres termes de proximité et de familiarité : nous prions pour recevoir, croire et enfin accepter. Dans des cas plus rares (lettre à un haut fonctionnaire d’un ministère religieux, ou souhaitant prendre une position extrêmement basse), la déférence ultime consiste à utiliser le verbe deign au lieu de vouloir ou de prier : « Daigne accepter ».

Le même type de différence est à faire dans l’utilisation de la formule finale, en fonction de la position hiérarchique du bénéficiaire : l’assurance marque moins de déférence que d’expression, tout comme les salutations sont moins déférentes que la considération ou les sentiments. Dans le même état d’esprit : « distingué » marque moins de respect que « dévoué ».

À un « égal », nous présentons des « salutations distinguées » ou « salutations sincères » ; À un supérieur, on présente « l’assurance de ma haute considération », « l’assurance de ma considération distinguée », « l’expression de mes sentiments dévoués » ; À un ministre, ou à un haut fonctionnaire, nous présentons « l’assurance de ma plus haute considération », « l’expression de mes sentiments les plus éminents », « l’expression de mes sentiments très respectueux ».

Des combinaisons sont possibles : « mon profond respect », « mon dévouement respectueux », « ma sympathie respectueuse », « ma plus haute considération », etc.

En règle générale, il indique : « Je vous prie, Monsieur, de recevoir l’assurance de ma considération distinguée », « Je vous prie de croire, Madame, en l’assurance de mes meilleurs sentiments » ou « Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués ».

En fonction des titres et de la position prise, il indique : « Veuillez accepter, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée », « Veuillez accepter, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus éminents », « Veuillez accepter, Madame la Présidente, l’expression de mes sentiments dévoués ».

De façon moins formelle ou plus conviviale, nous indiquons : « Veuillez accepter, monsieur, l’assurance de mes sentiments respectueux », « Croyez-vous, chère Madame, dans mes meilleurs sentiments ». Ou d’une manière moins formelle et au moins déférente envers les plus déférents (ou du plus proche au moins proche) : amical, très amical, amitiés, bonnes envers vous, salutations sincères, sincères, sincères, sincères, cordialement, cordialement, bien cordialement. Il est possible d’élaborer des virages finaux et simplifiés tels que : « amical vôtre », « sincèrement vôtre », etc.

Cependant, insistons sur le fait que ces formules finales simplifiées ne sont utilisées que dans des lettres privées ou des courriels, et ne peuvent pas être destinées aux institutions ou aux administrations.

Dans un plus de manière traditionnelle, poétique ou romantique, nous indiquons : « Mes hommages », « Mes sentiments respectueux », quand un homme parle à une femme. « Mes sentiments amicaux », « Mon souvenir amical », « Mes meilleurs sentiments », « Toute notre amitié ».

La signature

La signature clôt la rédaction de la lettre. Il est placé sous la formule finale (double paragraphe minimum), à droite. Habituellement, le nom est indiqué sous la signature, éventuellement avec la fonction de l’auteur de la lettre.

En conclusion, une lettre efficace et bien structurée respecte l’appel avec la fonction du destinataire, un développement organisé et logique, une conclusion brève qui est liée au sujet du courriel/des demandes, et une formule finale polie qui définit la position de l’auteur vis-à-vis du lecteur.

Plusieurs modèles de lettres sont disponibles sur le site Web du Monde, une bonne base pour les adapter.

Illustration de la structure d’une lettre : l’ordre de ses parties, de l’en-tête au message d’accueil.