Quels sont les critères de sélection de votre logiciel ERP ?
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Plan de l'article
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
Les années 1960 ont vu l’émergence du logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) principalement dans les milieux financier et industriel. C’est l’observation d’un manque d’intégration des différents logiciels utilisés par les entreprises dans les années 1980, qui a mis en évidence la nécessité d’une base de données unique partagée entre différentes applications au sein de l’entreprise (évitant ainsi la duplication des données).
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L’ ERP peut être défini comme un système d’information permettant de suivre et de gérer quotidiennement toutes les informations, opérations et services d’une entreprise.
Vous êtes à la recherche d’un ERP… Mais quels sont vos besoins ?
La première de ces actions est l’analyse des besoins opérationnels de l’entreprise . Il s’agit d’une phase essentielle et décisive dans le processus d’achat d’un logiciel ERP.
Les entreprises peuvent craindre cette étape car elle est généralement associée à la rédaction du célèbre « spécifications » qui se traduiront par : 150 pages de descriptions lourdes et indigestes du fonctionnement de l’entreprise complétées par un questionnaire résumant une liste infinie de fonctionnalités qui seront ou non couvertes par le futur système. Inefficace à l’échelle mondiale face aux défis numériques actuels, nous pouvons considérer que ce mode de fonctionnement est dépassé.
L’un des critères de choix d’un ERP est qu’il soit flexible et évolutif.
Pour ma part, je recommande une approche par processus dans laquelle nous nous efforçons de décrire, dans le cadre d’une expression de besoins, les « points durs et déterminants » de l’activité de l’entreprise. En outre, il me semble essentiel de souligner les axes d’amélioration et d’évolution que la mise en œuvre du système permettra de développer à court, moyen ou long terme : en donnant ainsi des objectifs, une perspective et une stratégie pour le système d’information au gestionnaire.
Enfin, cette expression des besoins doit servir de support à la démonstration organisée dans le cadre de la consultation pour le choix de l’ERP : les points clés identifiés et la faisabilité opérationnelle doivent impérativement être démontrés.
Faites monter vos employés à bord de ce projet !
La mise en œuvre d’un logiciel ERP va potentiellement remodeler la vie quotidienne des employés. C’est pourquoi il est important de les impliquer dès le début du projet afin d’anticiper ainsi la conduite du changement .
Si vos utilisateurs sont à l’aise avec leur outil, ils seront également à l’aise avec les clients et les fournisseurs.
Tenir compte de leurs pratiques lors de l’analyse des besoins (à l’écoute et à la compréhension de leurs attentes), en les aidant à se projeter dans le prochain outil (en réalisant des gains de temps substantiels), en les impliquant dans le choix de l’ERP (un choix porté par la gestion mais pas imposée par la direction !) sont tous leviers utiles pour conduire le changement (3 clés : COMMUNICATION — ÉCOUTE — COMPRÉHENSION).
Fixez un budget et respectez-le
Le lancement du projet ERP repose également sur la définition d’un budget… qui devra être conservé ! Ce budget doit donc prendre en compte l’aspect purement financier (les licences ou le coût de l’abonnement (mode SaaS), le temps du projet et de la mise en œuvre (analyse, paramétrage, tests, formation, assistance au démarrage,…), la maintenance et le support,…) mais aussi humain (disponibilité pour analyse, formation, temps d’adaptation au nouvel outil,…).
N’oubliez pas qu’un système ERP doit être considéré comme un investissement à long terme. Selon plusieurs études, l’ERP a un cycle de vie de 8 à 10 ans en moyenne.
Choisissez votre fournisseur
Choisir la bonne solution est une chose, mais il est essentiel de choisir le bon partenaire car le facteur humain est la clé du succès de votre projet ERP.
Il faut donc prendre le temps d’analyser le profil de l’intégrateur et de l’éditeur ERP avant de commencer. Ils seront présents pendant plusieurs années à vos côtés et seront les garants de la performance de l’appareil mis en place.
Choisir un outil, c’est bien. Choisir le bon intégrateur, c’est mieux !
Voici quelques éléments clés du choix de l’éditeur et de l’intégrateur :
- Ancienneté et références majeures
- Santé financière et stabilité organisationnelle
- Capacité d’investissement en R&D
- Disponibilité et qualité du support
- Proximité géographique
De plus, sa connaissance de votre profession et sa capacité à comprendre vos besoins seront des atouts importants.
Voici donc quelques clés pour mettre votre projet de choix ERP sur la bonne voie. Ne voyez plus l’ERP comme un frein, mais comme une véritable perspective d’évolution de votre entreprise.
Le soutien d’un consultant entreprise spécialisée dans la gestion informatique est une bonne solution pour orchestrer ces différentes actions.
